Hinweisgebersystem | Interne Meldestelle
Wir machen das für Sie …
Pflicht zur Einrichtung eines Meldekanals
Zur Erfüllung der Anforderungen der EU Whistleblowing Richtlinie und des deutschen Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) bieten wir ein optionales Modul als Hinweisgebersystem an. Mit dem Hinweisgebersystem können Sie Hinweise als Verantwortlicher entgegennehmen und über einen verschlüsselten Kanal mit dem Hinweisgeber kommunizieren. Auf Wunsch kann die gesamte Kommunikation anonym abgewickelt werden. Die anonyme Hinweisbearbeitung ist gesetztlich nicht vorgeschrieben.
Unsere Pakete in der Übersicht
Hinweisgebersystem
Basis-System
Bereitstellung einer digitalen Meldeplatt-form für Hinweisgeber und Fallbearbeiter.
ab 59 € / mtl.
(zzgl. Mwst.)
- Bereitstellung und Administration eines digitalen Hinweisgebersystems
- Voller Funktionsumfang zum Betrieb mit eigenem ausgebildeten Personal
- Berechtigungssystem und Ende-zu-Ende-Verschlüsselung für maximale Vertraulichkeit
- Hosting auf deutschen Hochsicherheitsrechnern nach DIN/ISO 27001
- etc.
Hinweisgebersystem
Meldestelle
Übernahme der Funktion Ihrer internen Medestelle.
ab 69 € / mtl.
(zzgl. Mwst.)
- Leistungen des Pakets “Basis-System”, jedoch zusätzlich:
- Übernahme der Funktion des Meldestellen-Beauftragen
- Sichtung und Ersteinschätzung von Hinweisen, Empfehlung von Folgemaßnemen
- Hinweisberichte, Archiv
- Zusammenarbeit mit den Fallbearbeitern
- etc.
Hinweisgebersystem
Compliance
Übernahme individueller Sonderleistungen im Rahmen der Compliance
auf Anfrage
- Die zu erbringenden Leistungen werden individuelle zusammengestellt, z.B.:
- Zentrale Meldestelle für Firmengruppe
- Zusätzlicher telefonischer Meldekanal
- Spezielle Hinweiskategorien
- Aufteilung von Hinweiskategorien auf unterschiedliche Fallbearbeiter
- Zusammenarbeit mit den Fallbearbeitern
- etc.
Funktionsumfang | Funktionsübersicht
- Installation, Bereitstellung und Administrationeines digitalen Hinweisgebersystems
- Digitale Meldeplattform für Hinweisgeber und Fallbearbeiter nach EU-Richtlinie und HinSchG
- Berechtigungssystem und Ende-zu-Ende-Verschlüsselung für maximale Vertraulichkeit
- Möglichkeit der Trennung von der Verwaltung, z. B. Datenschutzbeauftragter und Sachbearbeiter
- Die Meldungen können vertraulich und/oder anonym erfolgen
- Textvorlagen für die Aufklärung zur Nutzung, Einwilligungserklärung, Bestätigungstext und Hinweistext können individuell angepasst werden
- Vordefinierte Textbausteine
- Automatische Empfangsbestätigung
- Automatische Erinnerung an gesetzliche Rückmeldefristen
- Dokumentations- und Löschfunktion
- Zweisprachige Nutzung in Deutsch und Englisch
- Hosting auf deutschen Hochsicherheitsrechnern nach DIN/ISO 27001
Ihr Nutzen - Ihre Vorteile
Einrichtung und Betrieb der Meldestelle
Wir implementieren und administrieren für Sie eine webbasierte Meldestelle nach den gesetzlichen Vorgaben.
Neben dem technischen Betrieb übernehmen wir auf Wunsch auch den Betrieb als ausgelagerte Meldestelle und den Bearbeitungsservice (Compliance Management).
Schnelle Umsetzung der gesetzlichen Vorgaben
Das Hinweisgebersystem by S&P liefert die geforderten Funktionen „out of the box“ und kann deshalb kurzfristig und schnell implementiert werden. Das System ist einfach in der Handhabung.
Unabhängigkeit gewahrt - keine Interessenkonflikte
In den Erwägungsgründen zur EU-Richtlinie ist ausgeführt, dass bei den Personen, die Meldungen entgegennehmen und Folgemaßnahmen ergreifen, die Unabhängigkeit gewahrt und Interessenkonflikte ausgeschlossen sein müssen. Als besonders geeignet für die Besetzung der Meldestelle ist in Erwägungsgrund 56 u.a. der Datenschutzbeauftrage für kleinere Unternehmen (50 – 249 Beschäftigte) explizit aufgeführt.
Sicherer Dialog über anonymisierte Kanäle
Um die Vertraulichkeit zu gewährleisten erfolgt der Dialog über eine vollständig gesicherte Ende-zu-Ende-Verschlüsselung. IP-Adressen werden in den Logfiles anonymisiert. Die Inhalte der Kommunikation/Dokumente werden nach AES256 verschlüsselt.
Vertraulichkeit hat höchste Priorität
Das Rollen- und Berechtigungskonzept verwaltet je Benutzer zusätzliche digitale Schlüssel für den Zugriff und die Arbeit mit Hinweisen. So kann eine Trennung von Administration, DSB und Fallbearbeiter sichergestellt werden.
Mit dem Hinweisgebersystem können Sie auch anonyme Hinweise entgegennehmen und über einen verschlüsselten Kanal anonym mit dem Hinweisgeber kommunizieren.
Einfacher Meldeprozess | einfache Kommunikation
Über einen einfachen Internetzugang kann die verschlüsselte Meldeplattform rund um die Uhr, von jedem Ort aus erreicht werden. Der Hinweisgeber kann den aktuellen Sachstand jederzeit einsehen und mit der internen Meldestelle offen oder anonym kommunizieren.
Integrierte Fallbearbeitung
Nach Eingang eines Hinweises erhält der jeweils zuständige Fallbearbeiter für die Meldegruppe (z.B. Arbeitsrecht, Produktsicherheit, Umweltschutz, Gesundheitswesen, etc.) umgehend eine Benachrichtigng und kann den Bearbeitungsprozess aufsetzen. Dabei wird er optimal durch das System mit Hinweisen zu Fälligkeiten, Auskunftsfunktionen und zentraler Dokumentation unterstützt. Das Löschen von Hinweisen istnur im Vier-Augen-Prinzip möglich.