Die Datenschutzkonferenz (DSK), bestehend aus den unabhängigen Datenschutzbehörden des Bundes und der Länder hat nach zweijähriger Prüfung und 14 mehrstündigen Videokonferenzen mit Microsoft ihre Bewertung für Microsoft 365 (früher Microsoft Office 365) veröffentlicht.
Damit ist es amtlich: Eine datenschutzkonforme Nutzung von Microsoft 365 ist, auch unter den von Microsoft geänderten Bedingungen, nicht möglich!
Zwei Jahre Diskussion zwischen DSK und Microsoft bringt kein Ergebnis!
Im Wesentlichen führt die DSK in ihrer Bewertung sieben Punkte aus, die eine rechtmäßige Nutzung verhindern. Dabei mangelt es Microsoft an dem Willen die rechtlichen Vorgaben der europäischen Datenschutzgrundverordnung zu erfüllen. Nur ein Beispiel: Der zur Nutzung von M365 abzuschließende Auftragsverarbeitervertrag setzt eine weisungsgebundene Verarbeitung voraus. Microsoft will jedoch eine Verwendung personenbezogener Daten zu eigenen Zwecken, wobei weder die Zwecke noch die betroffenen Daten genannt werden. Durch die fehlende Information über die Zwecke und konkreten Daten ist eine informierte Einwilligung nicht möglich, womit praktisch keine Rechtsgrundlage für eine Verarbeitung geschaffen werden kann.
Microsoft scheitert mit spezieller Konfiguration
In einem Pilotversuch mit einer von Microsoft speziell konfigurierten Version von Microsoft 365 konnte nach Informationen des Landesdatenschutzbeauftragten von Baden-Württemberg auch kein datenschutzkonformer Betrieb eingerichtet werden.
Unternehmen müssen mit Reaktionen der DS-Aufsichtsbehörden rechnen
Die Aufsichtsbehörden der DSK sind sich einig, dass Microsoft 365 nicht datenschutzkonform betrieben werden kann. Einige Aufsichtsbehörden der Bundesländer haben die Schulen bereits aufgefordert Microsoft 365 nicht weiter zu nutzen und haben auf mögliche Schadensersatzforderungen gegen Schulen hingewiesen. Zahlreiche Beschwerden von Eltern und Schülern gegen die Nutzung von Microsoft 365 liegen bereits vor.
Unternehmen, die Microsoft 365 einsetzen, sollten die aktuelle Rechtsprechung im Auge behalten und sich rechtzeitig auf Änderungen einstellen.
