In allen Unternehmen sammeln sich Unmengen von Daten in den unsichtbaren Weiten der gigantischen Speicherkapazitäten. Werden diese Daten alle noch gebraucht? Eine Fragestellung die sich für jedes Unternehmen lohnt, näher betrachtet zu werden. Zugegeben, da sind einerseits die vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen für Geschäftsunterlagen. Aber andererseits gibt es auch die Vorschrift personenbezogene Daten zu löschen (Prinzip Datenminimierung und Recht auf Vergessenwerden). Ist diese doppelte Herausforderung ein Widerspruch? Eher nicht. Nicht mehr benötigte Daten zu löschen bringt einige Vorteile, wie z.B.:
- Höhere Transparenz, besserer Durch- und Überblick über die Datenbestände
Je mehr Daten, desto unübersichtlicher das Informationsmanagement. Wo liegen welche Daten? Welche sind noch aktuelle und welche sind veraltet? - Geld sparen / Kosten senken
Nicht mehr benötigte Daten zu löschen bedeutet, die zu verarbeitende Datenmenge zu reduzieren. Eine geringere Menge an Daten bedeutet weniger Speicherplatz, kürzere Laufzeiten bei der Datensicherung, kürzere Suchläufe, etc. - Gesetzliche Anforderungen einhalten / Bußgelder vermeiden
Neben den Aufbewahrungsplichten für Geschäftsunterlagen gibt es auch eine Löschpflicht für personenbezogene Daten. Diese ergibt sich aus Art. 17 DSGVO.
In der Vergangenheit hatte man das Vernichten von alten Akten ständig im Blick. Volle Aktenschränke und überquellende Archive führten die Notwendigkeit des Vernichtens permanent vor Augen. Die Digitalisierung macht das Problem wachsender und veraltender Datenbestände “unsichtbar”. Gehen Sie auf die Suche nach Datenaltlasten.